Archivística

ARCHIVO DE GESTION

El archivo nace desde que el documento se crea en la unidad productora, e incluso antes, desde el momento en que se diseña su creación.
El archivo nace cuando los documentos han sido seleccionados para la conservación definitiva.
Los archiveros son los que han de intervenir antes de que lleguen los documentos al archivo Central y/o Histórico para determinar el valor de los mismos, a esta intervención es lo que se ha definido como “gestión documental”
Gestión Documental
Es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y de hacer que la información que contienen esté disponible en apoyo del quehacer de esa organización y de los usuarios externos a ella que lo requieran.
La Gestión eficiente implica
suministrar el documento apropiado
a la persona apropiada
en el momento apropiado
con el menor costo posible
Una correcta Gestión de Documentos permite a la Institución:
Formular Políticas
Tomar decisiones
Realizar operaciones administrativas más eficientes
Rendir cuenta de forma responsable ( en tanto toda la información está documentada)
Crear, mantener usar, guardar y hacer una evaluación de sus documentos de manera eficaz y eficiente.
Disponer de los documentos para determinar su destrucción o guardarlos permanentemente
Objetivo de la Gestión DocumentalConseguir menos documentos pero mejores
¿Cómo?
Asegurando una documentación adecuada
evitando lo no esencial
simplificando los sistemas de creación y el uso del papeleo
mejorando las formas de cómo se organizan y recuperan los documentos
proporcionando el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo costo de los documentos
asegurando el expurgo adecuado de los documentos que no necesitan
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
determinar que documentos deben ser creados en cada proceso empresarial y que información debe ser incluida.
decidir la forma y estructura de los documentos que deben crearse y capturar, y las tecnologías que se han de usar.
determinar que metadatos se han de crear con el documento, y de que forma se interconectarán y gestionarán estos metadatos de forma continua.
determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos entre procesos empresariales y otros usuarios y, cuanto tiempo deben guardarlos para cumplir estos requisitos.
decidir como organizar los documentos con la finalidad de dar soporte a les necesidades de uso.
evaluar los riesgos que supondría no tener documentos auténticos de la actividad.
conservar documentos y hacerlos accesibles a lo largo del tiempo, para satisfacer las necesidades de la actividad y las expectativas de la comunidad.
cumplir los requisitos legales y normativos, los estándares aplicables y la política organizativa.
garantizar que los documentos se mantienen en un entorno seguro.
garantizar que los documentos se conserven sólo el tiempo necesario.
identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, la eficiencia o la calidad de procesos , decisiones y acciones que sean consecuencia de una mejor creación o gestión de los documentos.

Definiciones:
CONOCIMIENTOConjunto de cogniciones y habilidades con los cuales los individuos suelen solucionar problemas. Comprende la teoría, la práctica, las reglas cotidianas al igual que las instrucciones para la acción. El conocimiento se basa en datos e información, pero a diferencia de éstos, siempre está ligado a las personas. Forma parte integral de los individuos y representa las creencias de éstos acerca de las relaciones causales.
GESTIÓNProceso mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad de recursos básicos para apoyar los objetivos de la organización Ampliar
ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINAS
1ra Edad. Dentro del ciclo vital se corresponden con la primera etapa de la vida de los documentos y en ella deben permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso al terminar ésta si las necesidades de consulta son continúas, por norma general no deben ser custodiados por un período mayor de cinco años, es un archivo activo.
Archivo de la oficina que produce los Documentos, en los que se guardan con carácter temporal aquellos sometidos a continua utilización y consulta por las propias oficinas.
Es un archivo vigente, activo.
Custodia la documentación mientras está en trámite o es de uso frecuente.
Su organización y servicio forma parte del trabajo de la propia unidad administrativa.
o Archivos formados por los documentos en trámite o de uso frecuente por sus gestores
o Sirven para brindar testimonio e información
o Tienen completa vigencia jurídica y administrativa
o Pueden llegar a tener valor histórico
Necesidad de organizar los archivos de oficina
o Acumulación de documentos
o dificultad para la búsquedas que
o provoca mayor desorden en lo acumulado
o pérdida de información
o intento de control mediante la reproducción de los documentos
o más papel, más acumulación

¿La mejor solución?
La Gestión Documental
Los archivos de oficina
o Tienen como función esencial la conservación de la documentación en trámite o mientras dure su utilización constante.
o Es aquí donde se le da la primera organización y se basa en mantener diferenciado los distintos tipos de expedientes según las competencias de la oficina. Es decir en respetar la formación de las series documentales.

ACTIVIDADES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
1. Impedir la dispersión o eliminación de documentos.
2. Formación correcta de las series documentales, evitando el fraccionar un expediente según los pasos en el trámite o la agrupación de distintos tipos documentales por referirse a un asunto común.
3. Estar en contacto permanente con el Archivo Central, tanto para solicitar recomendaciones y ayudas como para suministrar la información que este precisa para la correcta identificación de las series documentales.
4. Preparar las transferencias de acuerdo con las normas establecidas.
5. Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un registro de préstamos.
6. Solicitar y devolver correctamente al archivo central los documentos que aunque ya transferidos necesitan ser consultados por la unidad administrativa.
7. Facilitar la información sobre los documentos que custodia tanto a la administración como a los ciudadanos que lo solicitan.
8. Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la documentación.
9. Formar un registro de las transferencias realizadas al archivo central