lunes, 5 de abril de 2010

Archivística

ARCHIVO DE GESTION

El archivo nace desde que el documento se crea en la unidad productora, e incluso antes, desde el momento en que se diseña su creación.
El archivo nace cuando los documentos han sido seleccionados para la conservación definitiva.
Los archiveros son los que han de intervenir antes de que lleguen los documentos al archivo Central y/o Histórico para determinar el valor de los mismos, a esta intervención es lo que se ha definido como “gestión documental”
Gestión Documental
Es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr economía y eficiencia en la creación, el mantenimiento, el uso y la disposición de los documentos de una organización durante todo su ciclo de vida y de hacer que la información que contienen esté disponible en apoyo del quehacer de esa organización y de los usuarios externos a ella que lo requieran.
La Gestión eficiente implica
suministrar el documento apropiado
a la persona apropiada
en el momento apropiado
con el menor costo posible
Una correcta Gestión de Documentos permite a la Institución:
Formular Políticas
Tomar decisiones
Realizar operaciones administrativas más eficientes
Rendir cuenta de forma responsable ( en tanto toda la información está documentada)
Crear, mantener usar, guardar y hacer una evaluación de sus documentos de manera eficaz y eficiente.
Disponer de los documentos para determinar su destrucción o guardarlos permanentemente
Objetivo de la Gestión DocumentalConseguir menos documentos pero mejores
¿Cómo?
Asegurando una documentación adecuada
evitando lo no esencial
simplificando los sistemas de creación y el uso del papeleo
mejorando las formas de cómo se organizan y recuperan los documentos
proporcionando el cuidado adecuado y el almacenamiento a bajo costo de los documentos
asegurando el expurgo adecuado de los documentos que no necesitan
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
determinar que documentos deben ser creados en cada proceso empresarial y que información debe ser incluida.
decidir la forma y estructura de los documentos que deben crearse y capturar, y las tecnologías que se han de usar.
determinar que metadatos se han de crear con el documento, y de que forma se interconectarán y gestionarán estos metadatos de forma continua.
determinar los requisitos para recuperar, usar y transmitir documentos entre procesos empresariales y otros usuarios y, cuanto tiempo deben guardarlos para cumplir estos requisitos.
decidir como organizar los documentos con la finalidad de dar soporte a les necesidades de uso.
evaluar los riesgos que supondría no tener documentos auténticos de la actividad.
conservar documentos y hacerlos accesibles a lo largo del tiempo, para satisfacer las necesidades de la actividad y las expectativas de la comunidad.
cumplir los requisitos legales y normativos, los estándares aplicables y la política organizativa.
garantizar que los documentos se mantienen en un entorno seguro.
garantizar que los documentos se conserven sólo el tiempo necesario.
identificar y evaluar las oportunidades para mejorar la eficacia, la eficiencia o la calidad de procesos , decisiones y acciones que sean consecuencia de una mejor creación o gestión de los documentos.

Definiciones:
CONOCIMIENTOConjunto de cogniciones y habilidades con los cuales los individuos suelen solucionar problemas. Comprende la teoría, la práctica, las reglas cotidianas al igual que las instrucciones para la acción. El conocimiento se basa en datos e información, pero a diferencia de éstos, siempre está ligado a las personas. Forma parte integral de los individuos y representa las creencias de éstos acerca de las relaciones causales.
GESTIÓNProceso mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad de recursos básicos para apoyar los objetivos de la organización Ampliar
ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINAS
1ra Edad. Dentro del ciclo vital se corresponden con la primera etapa de la vida de los documentos y en ella deben permanecer mientras dura la formación de los expedientes e incluso al terminar ésta si las necesidades de consulta son continúas, por norma general no deben ser custodiados por un período mayor de cinco años, es un archivo activo.
Archivo de la oficina que produce los Documentos, en los que se guardan con carácter temporal aquellos sometidos a continua utilización y consulta por las propias oficinas.
Es un archivo vigente, activo.
Custodia la documentación mientras está en trámite o es de uso frecuente.
Su organización y servicio forma parte del trabajo de la propia unidad administrativa.
o Archivos formados por los documentos en trámite o de uso frecuente por sus gestores
o Sirven para brindar testimonio e información
o Tienen completa vigencia jurídica y administrativa
o Pueden llegar a tener valor histórico
Necesidad de organizar los archivos de oficina
o Acumulación de documentos
o dificultad para la búsquedas que
o provoca mayor desorden en lo acumulado
o pérdida de información
o intento de control mediante la reproducción de los documentos
o más papel, más acumulación

¿La mejor solución?
La Gestión Documental
Los archivos de oficina
o Tienen como función esencial la conservación de la documentación en trámite o mientras dure su utilización constante.
o Es aquí donde se le da la primera organización y se basa en mantener diferenciado los distintos tipos de expedientes según las competencias de la oficina. Es decir en respetar la formación de las series documentales.

ACTIVIDADES DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
1. Impedir la dispersión o eliminación de documentos.
2. Formación correcta de las series documentales, evitando el fraccionar un expediente según los pasos en el trámite o la agrupación de distintos tipos documentales por referirse a un asunto común.
3. Estar en contacto permanente con el Archivo Central, tanto para solicitar recomendaciones y ayudas como para suministrar la información que este precisa para la correcta identificación de las series documentales.
4. Preparar las transferencias de acuerdo con las normas establecidas.
5. Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un registro de préstamos.
6. Solicitar y devolver correctamente al archivo central los documentos que aunque ya transferidos necesitan ser consultados por la unidad administrativa.
7. Facilitar la información sobre los documentos que custodia tanto a la administración como a los ciudadanos que lo solicitan.
8. Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la información y a la documentación.
9. Formar un registro de las transferencias realizadas al archivo central

Materia: Archivística

La archivología

Indiscutiblemente, la primera actividad desde el punto de vista informativo que existió en el mundo fue la archivística. Los primeros documentos que existieron, de alguna forma, describían ciertos asuntos legales con vista a su conservación, que incluían, en muchas ocasiones, textos de propiedades, legislaciones, ventas, comercio, etcétera. En Cuba, por ejemplo, a mediados del siglo XVI, España reconoció el valor de los documentos antiguos; en este sentido, Llaverías comenta que, en las Ordenanzas del Rey Don Felipe II, año 1569, se mandaba a tratar bien los libros y demás papeles y que se realizara un inventario jurado con los de la Contaduría. En 1602, en las Ordenanzas de Don Felipe III, se recomendaba el cuidado de los libros y los papeles de la Real Hacienda; este incipiente trabajo de inicios de la colonia originó los archivos.1
Los documentos más antiguos de los que se tenga noticia se descubrieron en Uruk, cerca del antiguo estuario del Éufrates, en Mesopotamia. Se trata de libros de cuentos y de inventarios redactados en escritura cuneiforme arcadiana en tabletas de arcilla ubicadas en el templo de Eanna. Estos documentos constituyen los primeros archivos del mundo y su interés era esencialmente económico. Por investigaciones realizadas, se conoce que alrededor de los años 1400 - 1200 a.n.e. algunos estados del Mediterráneo Oriental poseían archivos perfectamente organizados en las diversas cancillerías, donde se conservaba la correspondencia diplomática redactada en tabletas de arcilla. En Roma, se construye el Tabulario (archivos centrales del imperio romano) cuyas ruinas eran aún visibles en los años 78-79 a.n.e. En nuestra era, 753-755, las actas o cartas redactadas en pergamino y cerradas o selladas con sellos de cera constituían los documentos más importantes en la Edad Media Europea.2

Los primeros archivos de actas y de cartas concernían a los monasterios. Solo más tarde se crearon los archivos municipales y estatales. En 1821, se creó en París la Escuela de Cartas, primer establecimiento especializado en la formación de archiveros y bibliotecarios. Su enseñanza enfatizaba en el estudio de las fuentes históricas. En 1910, se celebró el Primer Congreso Internacional de Archiveros y Bibliotecarios en Bruselas.
En 1948, debido a los destrozos causados en los archivos durante la segunda guerra mundial, los especialistas de la materia decidieron crear el Consejo Internacional de Archivos (CIA). En 1968, la creación de la Asociación Regional de Archivos para Asia Sudoriental confirmó el interés de los países del tercer mundo por los métodos archivísticos modernos. El mismo año, el congreso de Niamey decidió crear un Centro de Formación Regional. El resultado de esta decisión es un modelo de cooperación reforzada entre los archivos, las bibliotecas y los centros de documentación.

El Consejo Internacional de Archivos engloba nueve regiones situadas en todas partes del mundo; así en el Congreso Internacional de Archivos, celebrado en Washington 1976, se habló de una auténtica revolución archivística.

En 1984, unos mil trescientos archiveros que representaban a más de un centenar de países participaron en el Décimo Congreso Internacional de Archivos, en Bonn (RFA).3 Sobre la base de un tema general: "el desafío archivístico", los participantes estudiaron las consecuencias de la revolución en los medios telemáticos y esbozaron sus nuevas responsabilidades para con el público. En la época actual, los archivos tienen como principio fundamental la correspondencia entre la organización de las colecciones de archivo y las demandas de datos e ideas sobre las peculiaridades de los individuos y entidades que generaron las colecciones.
Sin embargo, en un principio la archivología desarrolló una serie de técnicas para el trabajo archivístico que respondían a los tipos de documentos que caracterizaban las colecciones de archivo y que respondían a demandas muy específicas.
La archivología puede definirse como:
· La ciencia que se dedica al estudio del origen, formación, organización, razón jurídica, ordenamiento legal y funcionamiento de los archivos.4
· La ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización; así como los medios para su utilización.5
· La ciencia que trata de los archivos. Indistintamente, se emplea este término y el de archivística como sinónimos.6
· (...) una disciplina auxiliar o funcional de la administración y de la historia, que se refiere a la creación, historia, organización y funciones de los archivos y sus fundamentos legales y jurídicos. Creemos que la archivología es más una disciplina técnica que una ciencia, en el estricto sentido de la palabra, porque le faltan algunos elementos propios de toda ciencia.7
· La ciencia que trata de los archivos, de su conservación, administración, clasificación, ordenación, interpretación, etcétera, de las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su conocimiento ulterior y el servicio público.7
· La ciencia de la información aplicada a la organización, administración y funcionamiento de los archivos.
· Según Setién Quesada, es “la ciencia que estudia la actividad archivística, específicamente los problemas teóricos, históricos y metodológicos referentes a los documentos y fondos de archivo. Comprende las especialidades de: teoría y práctica de la actividad de los archivos, historia de los archivos, economía de los archivos (archivonomía), estadística de los archivos, tecnología de los archivos, etcétera".


Según estas definiciones, puede caracterizarse a la archivología por su naturaleza, finalidad y objeto de estudio, como sigue:
Por su naturaleza
Por su finalidad
Por su objeto de estudio
Ciencia
Funcionamiento de los archivos
La naturaleza de los archivos
Disciplina auxiliar
Utilización de los archivos
Creación, historia, organización y funciones de los archivos
Ciencia de la información
Estadística de los archivos
Organización, administración y funcionamiento de los archivos

Tecnología de los archivos
La actividad archivística

Historia de los archivos

Rodríguez López plantea que, desde la consideración de la archivística como una ciencia empírica para el arreglo y organización de los archivos, hasta la actualidad, se ha transcurrido por tres etapas distintas:
1. La archivística como una ciencia auxiliar de la historia, un planteamiento propio del siglo XIX donde, en forma paralela al desarrollo de las ciencias históricas, se crean las primeras escuelas de archiveros.
2. Como ciencia auxiliar de la administración, cuando se iniciaron los grandes cambios socioeconómicos de principios de siglo y la aparición de la gestión de registros (Records management).
3. Finalmente, como una parte integrante de las ciencias de la información.8
Esta última etapa no se encuentra totalmente definida y distintos autores contemporáneos argumentan que la archivística es una disciplina dirigida a la práctica y otros la definen como ciencia.
La archivística actual considera que su objetivo es triple: la gestión y estudio de los archivos; la conservación, clasificación, ordenación y descripción de los fondos documentales; así como la información a los usuarios sobre los documentos que conserva.
Fuster plantea que "la archivística es la ciencia que se ocupa de los archivos en sus aspectos teóricos y prácticos, establece principios inalterables y estudia las técnicas adecuadas de gestión de documentos, administración y tratamiento técnico de archivos, así como su función jurídica, administrativa y científica, desde un punto de vista archivístico o de ciencias y técnicas diversas, y su relación con las entidades productoras de los conjuntos orgánicos de documentos, con el fin de manejar y hacer accesible la información existente en los fondos documentales”.9
El servicio y la difusión de los documentos a la sociedad es uno de los principios importantes de los archivos, aunque ellos se realizan dentro de los límites constitucionales de cada territorio. El archivo, con esto, adquiere una misión social importantísima, que no es solo de tipo cultural, de investigación, sino de información, de auxilio, de ayuda a los ciudadanos en todos los aspectos de la vida humana.
Fuster Ruiz plantea que “por esta finalidad última, informativa, es por lo que la archivística se considera como una más de las llamadas ciencias de la información , y adopta algunas de las herramientas y técnicas de trabajo de ellas, en especial, la creación de bases de datos y la aplicación de la informática. El impacto de las nuevas tecnologías se ha hecho aún más evidente con la aparición de los nuevos soportes documentales y medios de almacenamiento, más frágiles pero que propician el control y gestión de una información más abundante”.10
Varios autores abordan la archivología como una ciencia porque cumple ciertos requisitos en este sentido. Según el Diccionario enciclopédico Larousse, una ciencia es “un conjunto coherente de conocimientos relativos a ciertas categorías de hechos, de objetos o de fenómenos”.11 Sobre la base de esta definición, esta disciplina constituye una ciencia que reúne los aspectos relacionados con el uso, historia, utilización, funcionamiento, tecnología y organización de los archivos. No surgió con la aparición de los antiguos archivos en las primeras civilizaciones, sino que se desarrolló con el transcurso del tiempo, el progreso de la institución que le dio nombre y con los documentos de carácter archivístico, que son, entre los objetos de las ciencias informativas, los más antiguos.

Referencias bibliográficas
1. Llaverías J. Historia de los archivos de Cuba. La Habana: La Universal de Ruiz. 1912. p.XIV.
2. Sol Fernández M, Mesa León M, Cabrera Yanez J. Introducción a la Archivología : selección de lecturas. La Habana: Facultad de Artes y Letras. Universidad de la Habana. 1987. p. 25-7
3. Alí Pernia H. Diccionario de Archivología: Términos relativos a la Archivología, paleografía, diplomática y transcripción de documentos, Ciencia de la Información y materias afines. Caracas: Archivo General de la Nación. 1990.
4. Salabarría Abraham B. Diccionario de Archivología. Santa Fé de Bogotá: Archivo General de la Nación. 1973.
5. Schellemberg TR. Archivos modernos. Principios y Técnicas. La Habana: Archivo Nacional: Instituto Panamericano de Geografía e Historia. 1958.
6. Tanodi A. Manual de Archivología Hispanoamericana: Teorías y Principios. Córdova: Universidad de Córdova. 1961.
7. Agencia Española de Normalización (AENOR). Norma Española UNE 50-113: Parte 1-92. Documentación e Información. Vocabulario: Parte 1: Conceptos fundamentales. Madrid: AENOR. 1991.
8. Rodríguez López MC. La delimitación de la archivística como ciencia. 2006. Disponible en: http://historia.fcs.ucr.ac.cr/articulos/2006/8archiv_perspectivas.html[Consultado: 6 de julio de 2006].
9. El concepto actual de archivística. 10 de julio de 2006. Disponible en:
http://patrimoniohistorico.unex.es/documentos/86.htm[Consultado: 7 de julio de 2006].
10. Fuster Ruiz F. Archivística, archivo, documento de archive. Necesidad de clarificar los conceptos. Anuales de Documentación.1999(2):103-20.
11. Pequeño Larousse Ilustrado. Nuevo Diccionario Enciclopédico. París: Librería Larousse.1998.p.625.